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【年會策劃主題】年會執行的時間順序

年會執行是整個年會過程中最耗費精力的過程,需求團隊緊密合作,我們按照大致的時間順序一一來解讀

1.預定年會場地,例如酒店、聚餐地點、團建地點和內容等;

2. 將確定年會時間和地點,通知到全公司員工,盡早完成來回程定票,輸出員工抵達名單;

3. 根據員工抵達名單輸出酒店入住名單,入住期間若有各部門小組會議,安排好各部門會議地點;員工簽到前,提前分好房,領取房卡,避免出現因為簽到數人數多,而導致簽到臺混亂的現象;如果簽到臺發放相關禮品或物品,可以在簽到表中體現相應內容,避免誤領、少領、多領的情況;年會的物料,例如酒水、禮品等在1-2各房間集中放置;

【年會策劃主題】年會執行的時間順序

4. 對年會禮品進行采購,例如陽光普照獎、年會優秀員工獎勵、定制化獎品(若有)等;禮品的選擇多多參考年會顧問組的建議,體現實用、有紀念價值的禮品,例如顏色款式統一的衣服、絲巾、圍巾,在合照的時候更容易上鏡;

5.設計邀請函、簽到板、合影墻、年會分享PPT、LED屏幕背景、簽到本、工作證、指示牌、席卡等和年會主題相關的素材;確定主題后,各個設計素材上盡保證使用風格統一,和vendor一起踩點,確定尺寸和擺放位置,簽到區、合影區、會議地點、LED屏幕和用餐地點等,提前試下LED屏效果,質量不同的LED屏幕匹配背景色設計不同的年會主題圖和PPT模板,效果也會有差別,可以多征詢LED vendor的建議;提前一天現場調試屏幕和音響是必要的,那如果會議前一天有別家公司使用同一個廳,還有晚宴的話,且前后兩天不是同一個LED vendor的話,那就要熬夜調試了;

6.做好線上預熱工作,這是考驗年會小組創意能力的環節,借助新媒體渠道通過劇透的形式慢慢引出年會,提高員工對年會的期待感,這也是展示公司良好形象的方式;

【年會策劃主題】年會執行的時間順序

7. 組織好白天的會議,例如各部門的分享人員、分享主題和分享順序,這個環節牽涉到外部嘉賓的邀請,確認出席名單,以及席卡順序的放置,制作席卡;午餐時間可以安排合影;

8.白天的會議是上午下午兩場,因為持續時間較長,除了中午的用餐和休息時間,在議程時間允許的情況下,可以穿插一些例如大家感興趣的話題的圓桌論壇的環節,調整全天的會議節奏;;另外,一天的會議,在上午和下午各留出一個10-20分鐘左右的休息時間,休息期間可以準備些茶點,準備一個搖鈴,休息完后可以通過搖鈴的方式通知大家繼續入場;

9.組織好晚宴的節目,包括背景音樂的選取、各部門的節目、主持人,晚宴的LED屏應區別于白天的會議;正式會議結束和晚宴前,留1小時左右的休息時間,讓參與晚宴表演的同事可以集中利用這1小時間做一些簡單的彩排,這時候其他同事還能去合影墻前進行合影;為了增加晚宴節目的趣味性,可以多照些晚宴創新案例;

10.若涉及優秀員工頒獎,相應的名單需要盡快確定,涉及定制化獎品,例如證書、獎杯之類;為每位優秀員工準備一句介紹,一是用作串詞兒的組成部分,二是讓大家了解同事獲得獎勵的原因;另外,由其他部門的leader來給頒獎,尤其是平時合作較多的部門,例如銷售leader頒獎給技術同事,技術leader頒獎給銷售同事,這是部門間相互認可的體現;

11.晚宴另一個重要環節就是抽獎了,如何讓抽獎環節振奮人心,除了加碼禮品采購金額外,也可以使用最傳統的紙質抽獎方式,例如員工號,抽之前搖晃抽獎箱,抽之后有抽獎人公布員工號,整個過程比電子抽獎更有玩味;晚宴相比白天的會議更具趣味性,如何給晚宴帶來更多趣味性,可以單獨出篇文章,反正各有各的玩法;

12.若涉及客戶、合作伙伴等嘉賓的邀請,準備好邀請函、禮品、會議和晚宴的席位、代表發言等;

【年會策劃主題】年會執行的時間順序

13.當天的晚宴通常結束的會比較晚,畢竟辛苦一年,大家有很多話要說,有很多酒要喝,若第二天有行程安排,通知酒店安排較早服務,以免影響整體行程;

14.根據員工返程表,預約接送車輛,分趟分地點發送;

15.做些簡單的活動應急預案,至少要清楚公司哪位同事懂一些基本的急救常識,并可以做一些基本的急救措施,酒店周圍最近的一家醫院等;

16. 其他年會執行過程中的細節有很多,處理得好往往能給人留下不錯的印象,例如除了在會議前以郵件、圖片、H5的方式將行程給到公司同事,也可以打印一份在簽到時提供,每天議程結束,將第二天的議程再單獨編輯一份,生成便簽通過微信群發送給大家,等等;若用餐是自助餐,提前和酒店確認好自助餐可容納人數,

整個執行過程中,不可避免的會遇到各類臨時需求或特殊需求,由此引起的變化務必更新到相應的表單,并同步到工作小組各個成員,這也是為什么在年會策劃階段,將項目準備表整理的越細的原因了。   【上海活動策劃公司】線上活動的策劃案


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